رفتار و فرهنگ سازمانی در یک شرکت گرافیکی

رفتار و فرهنگ سازمانی یک شرکت گرافیکی را نمی توان محدود به سطح خاصی کرد، در یک سازمان این رفتار ها در سلسله مراتب سازمان، ارتباط با مشتری و بین سازمانی شکل می گیرد. شرکت های طراحی گرافیک روابط بسیار پیچیده و دشواری خصوصا با مشتریان خود دارند که باید با الگوهای حرفه ای و فرهنگ سازمانی تعریف شده ای دنبال شود. ظریف گرافیک در این مقاله قصد دارد تجربیات خود را در زمینه رفتار و فرهنگ سازمانی یک شرکت گرافیکی با شما به اشتراک بگذارد تا شاید راهنمای این مسیر خطیر باشد. با ما تا انتها بمانید.

منابع انسانی بخش ارزشمندی از سرمایه های یک سازمان را تشکیل می دهند که به عنوان هسته مرکزی آن در نظر گرفته می شوند. تعاملات کارکنان در هر سطحی از فعالیت ها باید طبق استاندارد ها و استراتژی های مخصوص به هر سازمان شکل گیرد از این رو نمی توان از روش های تکراری یا الگوی دیگر سازمان ها صفر تا صد پیروی کرد. به خلاصه ای از شاخص‌ و کاربردهای رفتار های سازمانی در شرکت های گرافیکی ایران در سطوح مختلف اشاره کرده ایم، در ادامه همراه ما باشید.

اصول و مبانی رفتار های سازمانی

همانطور که گفته شد رفتار های درون سازمانی را نمی توان به سطح خاصی محدود کرد زیرا این رفتار ها در حوزه فردی، گروهی مطرح خواهد شد که در ادامه توضیح داده ایم.

1. رفتار و فرهنگ سازمانی در سطح فردی

رفتار های فردی به شدت روی تک تک بخش های سازمان تاثیرگذار خواهد بود. از این رو وجود پرسنلی که از خلاقیت برخوردار اند باعث تشویق سایر کارکنان خواهد شد که بهترین ها را در رقابت سالم به یکدیگر ارائه می کنند. پرسنل مسئولیت پذیر همکاری پایاپای و هماهنگ تری با مدیر مجموعه خواهد داشت. همچنین مشتری مداری همانند تیری است که می تواند از چله کمان یک کارمند کارآمد رها شود و باعث جذب مخاطب گردد.

شاید تجربه آن را داشته اید که برای انجام کاری به سازمان یا شرکتی مراجعه کرده باشید هر نوع برخوردی که با شما شده است آن را برداشتی از کل مجموعه دانسته اید. مطمئنا برخورد های شایسته و درخور باعث می شود افراد تمایل پیدا کنند از خدمات یا دیگر محصولات شرکت اطلاع یابند و در صدد خرید یا استفاده از ان برآیند.

اگر مشتری که برای سفارش طراحی لوگو به شما مراجعه کند، صبر، بردباری و اخلاق شایسته شما را ببیند بی شک فراموشتان نخواهد کرد و مطمئنا برای مراحل بعدی کار به شما مراجعه می کند. به خوبی می دانید پروسه طراحی لوگو یکی از دشوارترین مراحل طراحی گرافیک است که باید ایده ای بکر و غیر تکراری داشته باشید تا به خلق برترین ها منجر شود. در این میان تغییر، انتقاد و پیشنهاداتی خواهد شد که ممکن است مراحل انجام کار را طولانی و در برخی موارد زمانبر کند که مستلزم صبر و شکیبایی طراح است که نمی توان از این مرحله چشم پوشی کرد.

2. رفتار و فرهنگ سازمانی در سطح گروهی

هیچ کسب و کاری را نمی یابید که بدون کار تیمی بتواند فعالیت های خود را به بهترین شکل پیش ببرد از این رو رفتار های سازمانی در سطح گروهی از شکل حرفه ای تری باید برخوردار باشد. فعالیت های تیمی گاه با مشاجره، هنجار و باید نباید هایی روبرو است که باید فرهنگ سازمانی آن ها را به بهترین شکل ممکن مدیریت کند. در مواقع نادر، رقابت های گروهی همراه با رفاقت نیست و در برخی موارد تبدیل به خصومت می شود که باید هر چه زودتر کنترل شوند. در صورتی که هریک از اعضا از وظایف خود مطلع باشند و بدانند فعالیت هریک مکمل فعالیت دیگری است از این رو شکست پروژه را شکست خود می دانند. با پیشنهاد پاداش و جزا خواهید دید هر یک در تلاش هستند بهترین ها را ارائه دهند تا کار ها به نحو احسن پیش رود.

مثالی در این رابطه: برای ایجاد هویت بصری در یک شرکت گرافیکی ابتدا باید از طراحی لوگو کار را آغاز کرد، تیم طراحی لوگو بهترین الگو ها را به طراحان هویت بصری ارائه می کنند و حتی می توانند پیشنهاداتی برای هرچه مینیمال کردن لوگو در طراحی هویت بصری بدهند. در بخش طراحی هویت بصری، طرح لوگو به گونه ای گسترده تر به کار گرفته می شود که تمامی بخش های سازمان را تحت پوشش می دهد از جمله ست اداری، تابلو ها، دکوراسیون داخلی و یا حتی لباس پرسنل. در نهایت یک تیم طراحی گرافیک حرفه ای با همدلی و همراهی در تمام بخش ها سعی می کنند با علم و مهارت خود یکدیگر را از بهتر شدن طرح مطلع سازند تا طرحی یکپارچه و حرفه ای را شرکت ارائه نماید. با این حال هیچ یک از طراحان خود را برتر از دیگری نمی داند و بلعکس خود را جزئی از کل می داند.

رفتار حرفه ای مدیران شرکت های گرافیکی

1. خلاقیت یکی از مهمترین فاکتور هایی است که باید در تک تک کارکنان یک شرکت گرافیکی وجود داشته باشد یا آن را پرورش داد. از این رو یک مدیر در چنین مجموعه ای باید به گونه ای رفتار کند تا انرژی و انگیزه افراد افزایش یابد. همانطور که می دانید سطح انرژی و نحوه برخورد یک مدیر است که باعث می شود پرسنل توانایی های بالقوه خود را به حالت بالفعل دراورند. به عنوان مثال برخورد منصفانه و قدردانی از زحمات کارکنان سطح کارایی و خلاقیت آن ها را افزایش می دهد.
2. فعالیت های کارکنان یک شرکت گرافیکی در بخش های مختلف مجزا از یکدیگر هستند. از این رو در بخش طراحی لوگو ، طراحی بسته بندی ، طراحی هویت بصری و غیره مسئولیت ها و اهداف باید به روشنی تعریف شود تا افراد مستقیقا در حوزه تخصصی خود وارد عمل شوند که مهارت های لازم را دارند.

3. یکی از مهم ترین رفتار های سازمانی در شرکت گرافیکی آن است که حتی از پیش پا افتاده ترین ایده ها و یا غیر قابل قبول ترین ها باید استقبال کرد. در بسیاری از مواقع طبق تجربه ظریف گرافیک، ایده های نامرتبط گاه باعث ایجاد جرقه برای خلق الگوهای ناب و بکر شده است.
4. خطا در سازمان زمانی صورت می گیرد که سمت و سوی ضرر و زیان داشته باشد. اما اگر به صورت آزمون باشد باید از آن استقبال کرد و هر یک را همچون فرصتی در نظر گرفت که می توان بهترین راه را برای دستیابی به الگوی مورد نظر پنداشت و از آن بهره مند شد.

بهترین الگو های رفتاری یک سازمان با مشتری

تاکنون در مورد رفتارهای درون سازمانی صحبت کردیم، اما کلیدی ترین بخش ارتباطات، ارتباط با مشتری است که باید طوری مدیریت شود که باعث جذب و جلب توجه وی شود. اما چطور یک شرکت گرافیکی می تواند ارتباط و روابط موثری با مشتریان خود برقرار کند.

• اولین برخورد شما با مشتری تعیین می کند آیا می توانید این مشتری را حفظ کنید یا خیر. قبلا در شرکتی مشغول به کار بودم که متاسفانه روابط عمومی ضعیفی داشت. هر چند شرکتی شناخته شده و معروف بود، اما به دلیل استخدام پرسنل ناکارآمد این محبوبیت رفته رفته کم شد و ریزش مشتریان را به دنبال داشت. روابط عمومی و سیستم پاسخگویی در هر سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

بعنوان مثال فردی که هیچ شناختی قبلی ندارد و بدون هیچ پیش داوری به شما مراجعه می کند تا سفارش خود را ثبت کند. ممکن است روز خسته کننده و پرکاری داشته باشید و یا از فشار کار استرس زیادی به شما وارد شده باشد در هر صورت هیچ دلیلی برای برخورد نامناسب با مشتری جدید الورود پذیرفته نیست. سعی کنید در گفتگو هیجان مشتری را بر انگیزید و با ارائه بهترین پیشنهادات در موضوع مورد نظر او را به وجد آورید تا با تمایل بیشتری با شما همکاری کند.

• پاسخ مشتریان را در سریع ترین زمان ممکن بدهید و زیاد آن ها را منتظر نگه ندارید. می توانید با تعیین وقت قبلی امکان مراجعه حضوری یا تماس تلفنی را فراهم کنید تا بدون هیچ تداخل برنامه ای با خاطری آسوده پاسخگو باشید. مشتریان هرگز از معطل شدن خوششان نمی آید و ممکن است این اخرین ارتباطشان با شما باشد. برای دریافت تایید یا انجام تغییرات طرح که زمان زیادی را می طلبد بهتر است کار های قبلی را تمام کنید و برای شروع کار های بعدی، برنامه را پس از تغییرات پروژه جاری بچینید.

• با مشتریان خود ارتباط صمیمانه برقرار کنید و تعاملات دوستانه داشته باشد. هیچگاه از افعال منفی در گفتگو استفاده نکنید. اگر قرار است طرح مشتری را در زمانی دیگر و شاید دیرتر انجام دهید و فعلا وقت ندارید بهتر است بجای اینکه بگویید "در حال حاضر وقت ندارم و ممکن است دیرتر انجام شود"، از جادوی کلمات استفاده کنید. می توانید در عوض بگویید "طرح شما در لیست هفته آینده یا ماه آینده در اولویت قرار خواهد گرفت و با شما در ارتباط خواهیم بود". این جملات باعث ایجاد دلگرمی و رضایت مشتری در همان ابتدا خواهد شد.
• سعی کنید اشتباهات خود را بپذیرید و اگر مشتری متوجه اشتباه شما شد قبول کنید و در پی اصلاح آن برآیید قطعا برای مشتری مشغله و فشار کاریتان قابل درک خواهد بود. پذیرش اشتباه باعث می شود راه های بیشتری برای افزایش دانش و مهارت در پیش رویتان قرار گیرد و با آگاهی بیشتر قدم بعدی را بردارید.
• راه های دسترسی خود را با مشتریان گسترش دهید. طراحی گرافیک از جمله کار هایی است که به راحتی می توان در ابعاد مختلف دسترسی هایی را به مشتریان داد که حتی بدون مراجعه حضوری به سرعت مراحل کار خود را پیگیری کنند. می توانید از طریق شبکه های اجتماعی، ایمیل و دیگر راه های ارتباطی این امکان را بدهید تا در هر منطقه جغرافیایی که هستند با خاطری آسوده سفارش خود را دنبال کنند.

همانطور که می بینید ارتباطات یک سازمان در گام نخست مستلزم وجود مدیری مدبّر است که نحوه تعامل با پرسنل و مشتری را به خوبی بداند. همچنین ارتباطات درون سازمانی را بگونه ای سازماندهی کند تا پرسنلی خلاق و تاثیر گذار چه در ارتباط با یکدیگر و چه ارتباط با مشتری داشته باشد. رضایت مشتری در گرو رضایت پرسنل است که در نهایت منجر به جلب رضایت مدیر از مجموعه خواهد شد. فرهنگ و رفتار های سازمانی ممکن است در برخی موارد بین سازمان ها مشترک باشد اما با توجه به نوع کسب و کار، خدمات یا محصولات تعریف تخصصی تری ارائه شود که آن را مختص همان شرکت یا سازمان نماید.