معرفی جامع سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

در سالهای گذشته، برنامه های کاربردی در بخش های مختلف شرکت های کوچک به صورت جدا ارائه میشدند و به عبارت دیگر، ارتباطی بین این برنامه ها وجود نداشت. با رشد سازمان ها و پیچیده شدن برنامه های کاربردی و نیاز به تجمیع و یکپارچگی بین آنها، زمزمه هایی برای روی کار آمدن سیستم های اطلاعاتی و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) را بوجود آوردند. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP دارای ویژگی های مختلفی می باشد و مزایا و بخش های مختلفی دارد که در ادامه به آنها نگاه می اندازیم. با ظریف گرافیک همراه باشید.

با رشد چشمگیر فن آوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی، به مروز زمان و البته در مدت بسیار اندک، تمام برنامه های کاربردی سازمان ها به صورت یکپارچه و کاملا مرتبط با یکدیگر و در قالب یک سیستم ارائه گردیدند و به عنوان سیستم برنامه ریزی منابع انسانی یا Enterprise Resource Planning معرفی شدند. همان طور که از این تعریف مشخص شد، ERP یک مجموعه از ماژول ها می باشد که با یک دیتا بیس با هم در ارتباط می باشند و هر یک وظایف خاصی را برعهده دارند.

سیستم منابع انسانی یا ERP دارای چه اجزایی می باشد

سیستم برنامه ریزی منابع انسانی (ERP) از بخش های مختلفی تشکیل شده است که مهم ترین اجزای آن عبارتند از:

• حسابداری (acounting  finance)

• منابع انسانی (human Resource)

• مدیریت زنجیره ی تامین (workflow)

• مدیریت پروژه (project manangment)

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

• انبار داده ها (Data base)

• کنترل دسترسی

• ساخت و تولید

سیستم های مدیریت منابع انسانی (ERP) چه ویژگی هایی باید داشته باشند؟

کنار هم قرار گرفتن ماژول های مختلف در کنار همدیگر به تنهایی نمی توانند دلیل بر کامل و جامع بودن یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی باشد و باید ویژگی های خاصی داشته باشند. از جمله ویژگی های مورد نیاز ERP می توان به انعطاف پذیری آن اشاره نمود. یک سیستم ERP زمانی می تواند کامل باشد که بتواند به نیازهای متغیر سازمان و شرکت ها پاسخ دهد. علاوه بر انعطاف پذیر بودن، یک سیستم ERP باید بتواند به نیازهای مختلف سازمان های گوناگون پاسخ دهد و به اصطلاحا فراگیر باشد. با توجه به ارتباطات و وابستگی بسیاری از کارهای سازمان ها و شرکت های مختلف به یکدیگر، یک سیستم ERP باید این قابلیت را داشته باشد تا به سازمان های مرتبط  متصل باشد.

استفاده از سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی (ERP) چه مزایایی دارند؟

بدون شک سیستم های ERP مزایای زیادی برای سازمان ها داشته و همین باعث شده است که تا این اندازه هر روز به محبوبیت آن افزوده شود. از جمله مزایای استفاده از سیستم ERP در شرکت و سازمان ها می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• کاهش هزینه های حسابداری و مالی

• کاهش هزینه های حمل و نقل

• کاهش هزینه های انبار داری

• کاهش هزینه های سفارش

• افزایش رضایت مندی مشتری

• کاهش هزینه های مورد نیاز برای سرمایه گذاری

• افزایش هماهنگی بین بخش های مختلف

• تسریع در زمان اتمام پروژه

• یکپارچگی اطلاعات مشتریان

• افزایش کارایی فرآیندها

عملیات و هزینه های مورد نیاز برای کاربرد ERP در سازمان ها

برای بهره مندی از مزایای ERP باید سازمان ها هزینه هایی را متحمل شوند و بدون شک بدون این هزینه ها نمی توان انتظار بازخورد مثبت از آن را داشت. از مهم ترین هزینه های مورد نیاز برای استفاده از ERP، آموزش دادن پرسنل و کارکنان می باشد. با توجه به پیچیدگی های موجود در سیستم ERP کارکنان سازمان و یا شرکت مربوطه باید طی چندین جلسه با بخش های مختلف سیستم آشنا شوند تا بتوانند از ماژول های گوناگون سیستم به درستی استفاده نمایند. همان طور که قبلا اشاره کردیم، سیستم ERP باید بتواند در برابر نیازهای سازمان های مختلف انعطاف پذیر باشد و به عبارت دیگر این قابلیت را داشته باشد تا نسخه های سفارشی از آن را با توجه به اهداف سازمان مربوطه ایجاد نمود. از جمله هزینه های استفاده از ERP می توان به هزینه ی سفارشی کردن آن اشاره نمود.

یکی از موارد مهمی که سازمان ها و شرکت های با به کار گرفتن سیستم ERP باید مدنظر داشته باشند، زمان بر بودن بازدهی مثبت این سیستم ها می باشد و باید چندین ماه را در انتظار بازگشت سرمایه یا ROI سپری کرد و این یکی دیگر از هزینه های مورد نیاز در به کار گرفتن ERP می باشد و از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد.